최근 코로나19 여파로 국내ㆍ외 많은 기업이 원격 화상회의를 활용해 재택근무를 시행하고 있다. 이로 인해, 집과 일터의 경계가 모호해져 어색한 상황이 뒤따른다. 화상회의 중 아이가 울거나 반려동물이 등장하는 등 민망한 일이 벌어진다.
코로나19가 가져온 예상치 못한 변화 때문에 생긴 해프닝이지만, 회의를 지연ㆍ무산시켜 직장 동료에게 피해를 줄 수 있다. 그저 '어쩔 수 없는 일'로 치부하고 넘길 일은 아니다.
미국 뉴욕타임스는 이같은 상황을 피할 수 있도록 화상회의에서 주의할 점 7가지를 소개했다.
1. 화상회의 프로그램을 확인할 것
화상회의를 괴롭게 만드는 가장 큰 이유는 화상통화의 질이다. 참여자들의 말을 들을 수 없다면, 화상회의를 진행하는 의미가 없다. 따라서 화상회의 전, 카메라와 마이크의 성능을 시험하고 인터넷 연결을 확인해 동료에게 피해를 주지 않도록 해야 한다.
2. 음소거 기능을 적절히 사용할 것
대부분의 사람들이 화상회의 전 자신의 마이크를 음소거하는 일을 잊는다. 이는 예기치 못한 소음으로 동료의 발언을 막아 전체적인 회의 진행을 방해할 수 있다. 따라서 자신의 차례가 아니라면, 음소거 기능을 사용해 동료의 말을 끊지 않도록 주의해야한다.
3. 경계를 설정할 것
내 가족은 누구보다 소중하지만, 동료들에게 내 가족의 일상생활을 보여줄 필요는 없다. 따라서 카메라에 비칠 화면을 고려해 경계를 지을 수 있는 장소에서 화상통화를 해야 한다.
가장 이상적인 공간은 문이 있는 방이다. 화상통화 중에 닫아둘 수 있기 때문이다. 물리적 공간이 여의치 않다면 화상회의 시 웹 카메라가 빈 벽을 가리키게 하는 것도 좋은 방법이다.
4. 회의 의제를 설정할 것
가상 회의를 간결하고 매력적으로 만들기 위한 책임은 관리자에게 있다.
관리자는 화상회의를 보다 체계적으로 만들기 위해 여러 가지 접근법을 취할 수 있다. 관리자는 회의를 앞두고 있는 각 직원에게 해야 할 일을 구체적으로 요청하는 등의 방법으로 회의 참여자가 통화에 집중할 수 있도록 해야 한다.
5. 회의에 관심을 가질 것
만약 당신이 트위터나 페이스북 같은 다른 앱으로 전환한다면, 다른 사람들도 이를 알 것이다.
실제로, 화상회의 앱인 '줌(ZOOM)'은 회의 참여자들에게 당신이 30초 이상 앱에서 이탈했는지 알려주는 기능이 있다. 이는 당신이 주의를 기울이지 않고 있다는 확실한 증거다.
6. 횟수를 적당히 제한할 것
사무실에서 근무할 때, 대부분의 회사는 연달아 회의를 하기 위해 사람들을 회의실에 묶어 두려 한다. 하지만 화상회의에서 모든 회의를 진행하려 한다면 효율이 떨어진다.
'원격: 사무실은 불필요하다'란 책을 공동 집필한 저자이자 소프트웨어 회사 Basecamp 창립자 제이슨 프리드(Jason Fried)는 "원격 업무는 사람들의 시간과 관심, 공간을 존중하고 사람들에게 여지를 주는 것"이라고 말했다.
당신이 동료에게 화상회의를 참여하도록 요청하는 것은 당신이 생각하는 것보다 더 많은 것을 포함하고 있다. 회의에 참여하기 전에 장비 점검하거나, 회의 중 아이를 돌봐줄 사람을 찾는 등 많은 준비를 해야 한다. 화상회의 횟수는 적당히 계획하는 것이 좋다.
7. 음성회의만 한다면 움직일 것
화상회의에 대한 보편적인 규칙은 없다. 따라서 음성회의도 괜찮다.
지난해 프리드의 팀은 회사의 마케팅 직무 후보자들을 인터뷰하기 위해 화상회의를 사용했다. 당시 최종 면접자는 카메라를 끈 채 통화에 참여했다. 이 후보자는 "카메라 앞에 뻣뻣하게 앉아있는 대신에, 걸어 다닐 때 최고의 대화를 나눴다"고 설명했다.
프리드는 "그는 우리에게 '나는 지금 최선을 다하고 싶기 때문에 (카메라를 끄고) 움직이는 게 낫겠다'고 말했다"며 당시를 회상했다. 이후 프리드의 회사는 최종 면접자를 고용했다.
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